Modul · Abrechnung

Vom Kostenvoranschlag bis zur fertigen Rechnung — Ordessa bündelt beides in einem Modul. Termine schlagen automatisch Rechnungspositionen vor, und für deine B2B-Kundinnen erstellt das System rechtssichere E-Rechnungen ohne dass du eine Sekunde drüber nachdenken musst.

In der Sidebar „Angebote" und „Rechnungen". Beide haben die gleiche Liste-Detail-Struktur, beide nutzen deine Stammdaten aus den Einstellungen.

Status-Badges zeigen auf einen Blick: Entwurf, versendet, bezahlt, überfällig.

Du hast zwei Wege:

Aus einem Termin heraus (der Standardweg):

1. Termin öffnen → Tab „Abrechnung & Belege"
2. „Rechnung erstellen" klicken — Service-Items, Stundensatz, Kilometerpauschale werden automatisch übernommen
3. Positionen prüfen und ggf. ergänzen oder löschen
4. Speichern — die Rechnung landet als „Entwurf" in deiner Rechnungsliste

Manuell anlegen (für Posten ohne Termin):

1. In Rechnungen auf „+ Neu"
2. Kundin auswählen
3. Positionen Zeile für Zeile hinzufügen (Beschreibung, Menge, Einzelpreis, USt-Satz)
4. Speichern

1. Rechnung öffnen im Status „Entwurf"
2. „Versenden" — Ordessa generiert das PDF und schickt es per Mail an die Kundin
3. Betreff und Nachrichtentext sind anpassbar (in den Einstellungen kannst du Standards hinterlegen)
4. Status wechselt automatisch auf „Versendet"

Die PDF ist server-seitig per Puppeteer gerendert — sieht im A4-Druck genauso aus wie auf dem Bildschirm.

• Entwurf — noch nicht versendet, kann frei bearbeitet werden
• Versendet — beim Kunden, Bearbeitung sperrt sich (wegen Buchhaltung)
• Bezahlt — manuell als bezahlt markiert oder via Kontobewegung
• Überfällig — Fälligkeit überschritten ohne Zahlungseingang

Ab 1. Januar 2027 sind Unternehmen mit über 800.000 € Vorjahresumsatz zur E-Rechnung an B2B-Kunden verpflichtet, ab 2028 alle. Ordessa erfüllt das automatisch.

Bei einer Kundin mit aktivem „E-Rechnung gewünscht"-Flag (siehe Kunden-Modul) bekommst du auf der Rechnungs-Detail-Seite zwei Download-Buttons:

• PDF — eine ZUGFeRD-Hybrid-PDF: optisch eine normale PDF, eingebettet das maschinenlesbare CII-XML nach EN-16931-Comfort-Profil. Empfänger sieht das PDF, sein Buchhaltungssystem liest das XML
• X-Rechnung XML — pure UBL 2.1 nach XRechnung 3.0, für Behörden-Adressen oder zur direkten XML-Übergabe

• Das ZUGFeRD-PDF ist deine Versende-Variante an B2B-Kunden — eine Datei, beides drin
• Du brauchst nichts zu konfigurieren — das Format wird automatisch gewählt, sobald die Kundin „E-Rechnung gewünscht" hat
• Bei Kleinunternehmer-Status (in den Einstellungen) wird der USt-Hinweis korrekt eingetragen

Wenn du Kleinunternehmer bist, hinterlege das in den Einstellungen → Geschäftliches. Ordessa:

• Lässt die USt auf Rechnungen weg
• Fügt den Standard-Hinweis ein: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet."
• Berücksichtigt das auch in der ZUGFeRD-Hybrid-PDF korrekt

Bei Brautterminen ist eine Anzahlung üblich. Du kannst aus einem Angebot eine Anzahlungsrechnung erzeugen — die wird beim finalen Abschluss automatisch verrechnet, mit korrektem USt-Ausweis nach § 14 (5) UStG.