Modul · Belege

Belege ablegen ist die Aufgabe, die niemand machen will. Ordessa nimmt dir die Tipparbeit ab — fotografieren, hochladen, fertig. Den Rest erkennt im Idealfall ein OCR-Service für dich.

In der Sidebar „Belege". Du siehst alle erfassten Quittungen mit Datum, Betrag und Kategorie.

1. Oben rechts auf „+ Neu" klicken
2. Datei wählen — JPG, PNG oder PDF. Quittung am besten direkt nach dem Kauf fotografieren (gut ausgeleuchtet, gerade von oben)
3. Hochladen — Datei wird verschlüsselt in MinIO abgelegt
4. Felder ergänzen oder von OCR füllen lassen (siehe nächster Abschnitt)
5. Speichern

Wenn der OCR-Dienst aktiviert ist, klickst du nach dem Upload auf „Beleg analysieren". Im Hintergrund liest der Dienst die Quittung und schlägt vor:

• Datum — wann der Kauf stattfand
• Betrag (brutto/netto) — die Summe
• Verkäufer — z. B. „DM-Drogerie" oder „Mac Berlin"
• USt-Satz — automatisch extrahiert

Du prüfst die Vorschläge und speicherst — schneller als selber tippen.

Belege haben eine Kategorie für die spätere Buchhaltung. Standard-Kategorien:

• Material — Make-up, Pinsel, Pflegeprodukte
• Werkzeug — Hardware, Geräte, Möbel
• Anschaffung — höherwertige Investitionen
• Werbung — Marketing-Ausgaben
• Reise — Fahrtkosten, Hotel
• Sonstiges — alles andere

Manchmal kaufst du für einen bestimmten Termin (z. B. spezielles Wimpernkleber für die Latex-Allergie der Braut). Dann verknüpf den Beleg direkt mit dem Termin:

1. Beleg öffnen
2. „Termin verknüpfen" → in der Termin-Liste den passenden auswählen
3. Der Beleg taucht jetzt auch in der Terminakte unter „Abrechnung & Belege" auf — perfekt für die Nachkalkulation

Wenn du einen Termin verrechnest und es gibt verknüpfte Belege, kannst du sie als Auslagen-Posten automatisch in die Rechnung übernehmen. Das ist sauberer als „Materialpauschale × 50 €" und für den Steuerberater nachvollziehbarer.

In den Einstellungen → Abrechnung kannst du deinen Steuerberater-Account verknüpfen. Belege werden dann monatlich als DATEV-CSV mit Anhang-Referenz exportiert. Dein Steuerbüro bekommt also nicht nur die Zahlen, sondern auch die Originalbelege als PDF — alles in einem Paket.